Suas reuniões são produtivas? Confira neste artigo, como conduzir reuniões de trabalho de ganhar aplausos.

As reuniões presentes no dia a dia de trabalho têm inúmeras funções. São importantes para alinhar com clientes e demais interessados detalhes de uma proposta ou de um projeto em desenvolvimento, como o escopo de trabalho, compromissos e soluções. Também são extremamente necessárias para criar sinergia entre os colaboradores, para existir trocas de informações entre as equipes internas, incentivar o brainstorming, definir objetivos e estratégias.

Mas, se por um lado essas conversas são importantes mecanismos de comunicação, por outro existem vários exemplos de reuniões desnecessárias e improdutivas, que causam desperdício de tempo e aborrecimento dos integrantes. Escapar desse problema não é necessariamente complicado, mas demanda técnica, disciplina, e liderança.

Reuniões devem ter pertinência

As reuniões de trabalho são ferramentas que devem ser usadas em momento específicos. Algumas situações necessitam da participação presencial dos envolvidos e a troca de ideias em tempo real, outras não. É fundamental usar critérios de seleção que digam se é possível recorrer a alternativas. Por exemplo, o esclarecimento de dúvidas técnicas sobre projetos pode ser feito de maneira remota (telefone, mensagem, reuniões virtuais). Não é necessário marcar um encontro para isso, e não é produtivo que esses tipos de questões pontuais demandem uma reunião.

Dinâmica objetiva é ponto chave em reuniões

Quando as reuniões são realizadas por hábito, o tempo inteiro, para discutir todo e qualquer assunto, a perda de tempo é certa. Isso gera uma grande desmotivação entre os profissionais e, o que é pior, descrença na competência de gerência.

Nada em excesso é bom. A medida certa é usar reuniões de trabalho de forma objetiva. Mais graves são os casos de encontros que têm hora para começar, mas não para terminar, muito comuns quando são reunidos profissionais que adoram explicar, defender e justificar cada detalhe de suas ações.

Os consultores em gestão recomendam como regra geral que reuniões do dia a dia durem no máximo uma hora, subdividas em três partes principais:

No preâmbulo, é apresentado o problema ou tópico a ser debatido. No meio da reunião existe a coleta da opinião de todos os participantes e a discussão do assunto principal. E para finalizar, deve existir oportunidade para as considerações finais e a conclusão.

Um horário de início e término bem definido é essencial para o sucesso de uma reunião, lembrando sempre que o ideal é uma rotina em que os encontros não ultrapassem 90 minutos.

Defina uma pauta antecipada para sua reunião

A falta de objetividade é a maior causa de desperdício de tempo em reuniões. É muito difícil ser produtivo quando as pessoas não têm clareza sobre o motivo da reunião e desconhecimento dos assuntos a serem debatidos.

Por isso, é importante planejar a reunião com antecedência, definindo claramente seu propósito, lista de participantes e tempo de duração, para que elas sejam mais assertivas. A pauta não precisa ser um documento imenso e muito menos complexo. Basta que expresse, de modo simples, o que será discutido na reunião agendada.

O envio prévio das pautas é uma das práticas de maior impacto para aumentar a efetividade das reuniões. O objetivo é que todos se organizem, tragam o material necessário e cheguem à reunião na hora e com as respostas aos temas na ponta da língua. É importante que as pautas sejam detalhadas, com temas divididos por tópicos correlacionados e com uma ordem lógica.

Comportamento produtivo deve ser reforçado

Durante uma reunião, o bom comportamento dos participantes é a chave para que a produtividade não escorra pelo ralo. Um vício relativamente frequente é o desvio do assunto principal para outros que não são tão relevantes naquele momento. A melhor forma de resolver isto é pedir gentilmente aos participantes que foquem nos tópicos iniciais para que o encontro seja produtivo.

Também é bastante negativo quando algum profissional convocado não traz o material referente ao tema da reunião, ou seja, chega à reunião com dados incompletos, ou, pior, não comparece por falta de programação. Lembrando que é justamente para evitar esse tipo de prejuízo que os encontros são marcados com antecedência.

Benefício coletivo através do esforço individual

Nesse quesito, é importante e necessário que cada um, sem exceção, faça a sua parte e tenha consciência de que o sucesso de uma reunião é resultado de um esforço de todos. Deixar para resolver parte de suas atribuições durante a reunião é sinal de falta de respeito e profissionalismo com os demais participantes.

Durante o processo para que todos participem da melhor forma possível e que a pauta seja cumprida, é necessária a boa atuação do condutor da reunião, que geralmente é quem convoca o encontro e é o líder do projeto em debate. O grande desafio imposto a esse profissional é evitar que as pessoas percam o foco e a objetividade em meio a longas introduções e a assuntos de diferentes naturezas.

É o condutor quem deve intervir, por exemplo, quando alguém quiser monopolizar o espaço falando demasiadamente. Também é ele quem deve auxiliar os mais tímidos e calados de forma que se sintam confortáveis para participar. A não ser que alguns convidados tenham sido designados exclusivamente como ouvintes, as reuniões precisam garantir a participação de todos os integrantes, já que as conclusões comprometem igualmente a todos.

Compromissos firmados

Outra estratégia bastante eficaz é concluir a reunião fazendo um breve resumo sobre o que foi debatido e listar as atividades subsequentes a serem realizadas. A intenção é que ninguém saia da sala de reuniões com dúvidas. Também é importante documentar os acordos e os compromissos definidos durante a reunião para reduzir ruídos e gerar responsabilidade.

Na prática isso significa preparar rapidamente uma ata com o que foi falado na reunião, para que todos tenham ciência das ações combinadas e possam apresentar os dados executados nos encontros seguintes ou preparar suas tarefas para viabilizar o andamento dos projetos.

Dicas estratégicas para otimizar suas reuniões

Veja a seguir algumas dicas do consultor Joaquim Alvarenga, diretor da Alvarenga Neto Consultoria Empresarial, para ganhar produtividade em suas reuniões:

Antes da reunião

• Analise se a reunião é, de fato, necessária, e quais serão os participantes que devem ser chamados. Prefira convocar, no máximo, seis pessoas. Reunião não é assembleia.
• Saiba claramente o motivo da reunião (objetivo).
• Envie a pauta da reunião com antecedência para que os participantes se prepararem.
• Defina um horário para o início e para o fim da reunião.
• Realize a reunião em um local tranquilo, ou seja, livre de interferências (pessoas entrando, telefones tocando etc.)

Para isso, se você não possui escritório próprio com estrutura adequada, é aconselhável locar um espaço para o evento. O AnaCenter Tatuapé oferece locação de salas de reunião por hora, totalmente equipadas e em ambiente ideal para realizar reuniões produtivas.

Durante a reunião

• A reunião necessita ter um líder (gerente ou coordenador), que conduzirá os trabalhos. Também deve ter alguém escolhido para realizar a ata da reunião.
• Peça a todos os participantes para desligarem os celulares e quaisquer outros aparelhos de comunicação que possam atrapalhar a atenção dos mesmos e o andamento da reunião.
• Todos devem participar e saber que são responsáveis pelo resultado da reunião. O clima deve ser tranquilo entre as pessoas.
• As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação especificamente determinados. Em cada decisão, deve ser identificado o que deve ser feito, quando deve ser feito, como vai ser feito e quem deve fazer.

Depois da reunião

• Envie aos participantes a ata da reunião o quanto antes.
• Acompanhe e implemente as resoluções definidas.

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Por Helena Gorgatti

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